Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Hanjo International B.V. ("Hanjo", "wij", "ons") is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe die gegevens worden verwerkt.

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Alle vragen, verzoeken en klachten over privacy gaan naar bovenstaand adres en worden door onze directie behandeld.

2. Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring geldt voor de Shop op shop.hanjointernational.nl, inclusief registratie, uw account, de productcatalogus, het bestelproces en de e-mails die wij u in dat kader sturen.

Zij geldt niet voor onze bedrijfswebsite hanjointernational.com en evenmin voor websites van derden waar u via een link in de Shop terechtkomt.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken de volgende categorieën gegevens.

• Registratiegegevens — bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, naam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer van uw contactpersoon, en uw factuur- en afleveradressen.
• Verificatiedocumenten — het uittreksel, de vergunning of een vergelijkbaar document dat u uploadt zodat wij kunnen vaststellen dat u zakelijk inkoopt. Wij bekijken deze uitsluitend om uw registratie te beoordelen. Upload geen paspoort of identiteitskaart: daarop kan een burgerservicenummer (BSN) staan, dat wij niet mogen verwerken (art. 46 UAVG).
• Accountgegevens — uw wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als eenzijdige hash; wij beschikken nooit over de leesbare versie), uw taalvoorkeur, de subaccounts die u voor collega's aanmaakt, opgeslagen adressen, uw verlanglijst en de inhoud van uw winkelwagen.
• Bestelgegevens — de producten, aantallen en prijzen die u bestelt, de gebruikte aflever- en factuuradressen, en de status en historie van elke bestelling.
• Communicatievoorkeuren — of u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief, samen met de datum, het tijdstip en het IP-adres waarop u die toestemming gaf of introk. Wij bewaren dit juist om aan te kunnen tonen dat er toestemming is, zoals artikel 7(1) AVG vereist. Wanneer u een nieuwsbrief opent of op een link daarin klikt, wordt dat namens ons geregistreerd door onze nieuwsbriefdienst (Wix).
• Correspondentie — berichten die u via het contactformulier of per e-mail stuurt, en een logboek van de transactionele e-mails die wij u sturen (activatie, wachtwoordherstel, orderbevestiging).
• Beveiligingsgegevens — uw IP-adres, uw browser-user-agent en het tijdstip en resultaat van inlogpogingen, wachtwoordherstel en accountactivatie. Dit wordt in een apart beveiligingslogboek vastgelegd, niet in uw klantdossier.
• Gebruiksgegevens — zie paragraaf 4 hieronder.

Waar de gegevens vandaan komen. De meeste gegevens verstrekt u zelf wanneer u zich registreert of de Shop gebruikt. Opent ons verkoopteam een account voor uw bedrijf, dan worden de bedrijfs- en contactgegevens door uw bedrijf verstrekt in het kader van onze zakelijke relatie; wij sturen dan een activatie-e-mail naar het opgegeven contactadres, zodat de accounthouder zelf een wachtwoord kan instellen. Had u al een account vóór de systeemvernieuwing van 29 september 2026, zie dan paragraaf 3A.

De registratiegegevens die wij vragen zijn noodzakelijk om een account te openen: verstrekt u die niet, dan kunnen wij geen account voor u aanmaken.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheid, etniciteit of politieke opvattingen) en verzoeken u die ook niet aan ons te sturen. Wij verwerken geen strafrechtelijke gegevens.

3A. De systeemvernieuwing van 29 september 2026

Op 29 september 2026 hebben wij onze webshop vervangen door een nieuwe versie op shop.hanjointernational.nl. Bezoeken aan de webshoppagina's van hanjointernational.nl worden naar het nieuwe adres doorgestuurd. De organisatie die verantwoordelijk is voor uw gegevens blijft dezelfde: Hanjo International B.V. Bestaande accounts lopen door in het nieuwe systeem en wij verwerken de gegevens daarvan voor dezelfde doeleinden en op dezelfde grondslagen als voorheen (paragraaf 5).

• Behouden: uw inlog-e-mailadres en wachtwoord, uw bedrijfsgegevens, uw adressen en de inhoud van uw winkelwagen. U logt in zoals voorheen.
• Bestellingen van vóór de vernieuwing blijven geldig en blijven in onze order- en boekhoudadministratie (paragraaf 10), maar worden niet getoond in uw account in het nieuwe systeem. Uw verkoopcontactpersoon kan u daarover informeren.

Uw wachtwoord blijft uitsluitend als eenzijdige hash opgeslagen (paragraaf 12); niemand bij Hanjo kan het lezen. Wilt u liever een nieuw wachtwoord, dan kunt u dat altijd instellen via "Wachtwoord vergeten?" op de inlogpagina.

De vorige versie van onze webshop wordt niet meer gebruikt om te bestellen. De database daarvan blijft, met toegang beperkt tot Hanjo, bij de hostingleverancier van die versie tot 29 september 2027, twaalf maanden na de vernieuwing, en wordt daarna verwijderd.

4. Gebruiksgegevens en hoe wij die vastleggen

Wanneer u bent ingelogd, leggen onze servers de betekenisvolle handelingen vast die u in de Shop verricht — in- en uitloggen, artikelen aan uw winkelwagen toevoegen, een bestelling plaatsen, een document uploaden. Daarbij bewaren wij een tijdstip, welk account en subaccount de handeling verrichtte, de taal die u gebruikte, het betrokken product of de betrokken categorie voor zover relevant, en een ingekorte versie van uw IP-adres.

Dit gebeurt op onze eigen servers, als onderdeel van de afhandeling van uw verzoek. Het wordt niet verzameld met cookies, trackingpixels, sessieopnames of analysediensten van derden.

Wij gebruiken in de Shop geen analytische cookies, advertentiecookies, trackingpixels, socialmedia-plug-ins, sessieopnames of analysediensten van derden. Wij volgen u niet op andere websites, wij kopen of ontvangen geen profielgegevens over u van derden, en wij verkopen of verhuren uw gegevens niet. Mochten wij ooit technieken invoeren die gegevens op uw apparaat plaatsen of uitlezen voor analyse of marketing, dan vragen wij daarvoor eerst uw toestemming en passen wij deze verklaring vooraf aan.

In deze gebruiksgegevens leggen wij bewust géén muisbewegingen, toetsaanslagen, inhoud van niet-verzonden formulieren, volledige IP-adressen of ruwe user-agent-strings vast.

5. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als de AVG ons daarvoor een grondslag geeft. In de tabel hieronder staat per doel welke grondslag wij gebruiken.

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij ons belang afgewogen tegen uw rechten en vrijheden en geconcludeerd dat de verwerking proportioneel is — met name omdat zij beperkt blijft tot zakelijk gebruik van een platform waarop u inlogt, omdat wij u nergens anders volgen, en omdat u altijd bezwaar kunt maken. U kunt ons om een samenvatting van die afweging vragen.

6. Cookies en opslag op uw apparaat

De Shop gebruikt uitsluitend opslag die strikt noodzakelijk is om de door u gevraagde dienst te leveren, of die alleen bestaat omdat u erom heeft gevraagd. Voor dat soort opslag is op grond van artikel 11.7a Telecommunicatiewet geen toestemming vereist; daarom toont de Shop u geen cookiebanner. Er valt ook niets anders toe te stemmen: er staan geen advertentie-, analyse- of trackingtechnieken van derden op deze site.

7. Profilering en geautomatiseerde besluiten

Op basis van de hierboven beschreven bestel- en gebruiksgegevens stellen wij per zakelijk account een beperkt profiel samen. Daaruit blijkt bijvoorbeeld welke productcategorieën een account het meest bestelt of bekijkt, hoe recent er voor het laatst is besteld of ingelogd, en of er artikelen in een winkelwagen zijn achtergebleven. Onze accountmanagers gebruiken dit om te bepalen wie zij benaderen en om de aanbiedingen die wij u sturen relevant te houden.

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). Uw prijzen, uw krediet- en betalingsvoorwaarden en de vraag of een bestelling wordt geaccepteerd worden nooit door dit profiel bepaald. Die volgen uit de commerciële afspraken tussen uw onderneming en de onze en worden door onze medewerkers beoordeeld.

Het profiel wordt uitsluitend opgebouwd uit gegevens die u binnen de Shop genereert en uit uw bestelhistorie bij ons. Het wordt niet gecombineerd met gegevens over u van andere websites of van datahandelaren, en het wordt niet buiten Hanjo gedeeld.

U kunt hier op elk moment bezwaar tegen maken — zie paragraaf 11. Doet u dat, dan stoppen wij met dit gebruik van uw gegevens.

8. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens en delen ze niet voor de marketing van anderen. Wij delen ze wel met de volgende categorieën ontvangers, en alleen voor zover zij die nodig hebben.

Elke leverancier die namens ons persoonsgegevens verwerkt, doet dat op basis van een schriftelijke verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft. Daarin is vastgelegd dat zij uitsluitend op onze instructie handelen en de gegevens beveiligen.

9. Doorgifte buiten de EER

Wij houden persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte waar dat kan. Onze servers, onze database en ons ERP-systeem staan in de EER.

De eerste uitzondering is e-mail. Omdat wij transactionele e-mail via Google Workspace versturen, kunnen berichtinhoud en ontvangeradressen ook van buiten de EER worden benaderd, waaronder vanuit de Verenigde Staten. Die doorgifte valt onder het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework en daarnaast onder de modelcontractbepalingen van de Commissie. U kunt bij ons opvragen welke waarborgen precies gelden.

De tweede uitzondering is toegang op afstand vanuit China. Eén van onze verkoopassistenten werkt op afstand vanuit China en kan in het kader van dat werk klantgegevens in onze interne systemen inzien. Die toegang geldt als doorgifte aan een land waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft genomen. Zij vindt plaats onder de modelcontractbepalingen van de Commissie, mede op basis van een beoordeling van het beschermingsniveau in de praktijk (een transfer impact assessment). De assistent ziet alleen de klanten die aan hem of haar zijn toegewezen.

De derde uitzondering is onze nieuwsbriefdienst. Onze nieuwsbrieven worden verstuurd via Wix.com Ltd., gevestigd in Israël — een land waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen — dat gegevens opslaat in Ierland en de Verenigde Staten. Voor zover gegevens in de Verenigde Staten worden verwerkt, valt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework en de modelcontractbepalingen van de Commissie.

10. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De onderstaande termijnen gelden tenzij de wet een langere termijn voorschrijft of bewaren nodig is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens.

• Inzage — te horen of wij gegevens over u verwerken en daarvan een kopie te ontvangen (art. 15).
• Rectificatie — onjuiste gegevens te laten corrigeren en onvolledige gegevens te laten aanvullen (art. 16). De meeste accountgegevens kunt u zelf in de Shop aanpassen.
• Verwijdering — uw gegevens te laten wissen wanneer wij geen grondslag meer hebben om ze te bewaren (art. 17). Dit geldt niet voor gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.
• Beperking — de verwerking te laten pauzeren, bijvoorbeeld zolang een geschil over de juistheid loopt (art. 18).
• Overdraagbaarheid — de gegevens die u ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en ze waar technisch mogelijk naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten sturen (art. 20).
• Bezwaar — bezwaar te maken tegen verwerking die wij op een gerechtvaardigd belang baseren, waaronder de profilering uit paragraaf 7 (art. 21(1)). Wij stoppen dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen.
• Intrekken van toestemming — uw toestemming op elk moment in te trekken, net zo eenvoudig als u die gaf (art. 7(3)). De intrekking raakt niet de rechtmatigheid van wat daarvoor gebeurde.

Voor direct marketing geldt iets anders. Maakt u bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing, inclusief de profilering die daarmee verband houdt, dan moeten wij onmiddellijk stoppen en valt er niets af te wegen (artikel 21(2) AVG). U kunt zich op elk moment afmelden via de link in elke nieuwsbrief of via de pagina Communicatievoorkeuren in uw account.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar it@hanjointernational.nl. Wij reageren binnen één maand; bij een complex verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij u dat weten. Wij kunnen u om gegevens vragen waarmee u zich identificeert, zodat wij uw gegevens niet aan een ander verstrekken. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens of uw verzoek omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in het EU-land waar u woont of werkt. Wij stellen het op prijs als u ons eerst de kans geeft het samen op te lossen.

12. Hoe wij uw gegevens beveiligen

• Al het verkeer van en naar de Shop is met TLS versleuteld.
• Wachtwoorden worden uitsluitend als eenzijdige hash opgeslagen. Niemand bij Hanjo kan uw wachtwoord lezen.
• Herhaalde mislukte inlogpogingen worden afgeremd en tijdelijk geblokkeerd, en wij letten op patronen die op credential stuffing wijzen.
• Sessies verlopen na 12 uur (14 dagen als u "Onthoud mij" aanvinkt, en nooit later dan 30 dagen na uw aanmelding), en het wijzigen van uw wachtwoord logt alle apparaten uit.
• De toegang van onze eigen medewerkers is beperkt op basis van rol; accountmanagers zien alleen de klanten die aan hen zijn toegewezen.
• Beveiligingsgebeurtenissen worden los van uw klantdossier gelogd en beperkt bewaard.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Vermoedt u dat uw account is gecompromitteerd, of ziet u een kwetsbaarheid in de Shop, meld dat dan via it@hanjointernational.nl zodat wij kunnen handelen. Wanneer een datalek waarschijnlijk een risico voor uw rechten oplevert, melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, bij een hoog risico, ook aan u.

13. Kinderen

De Shop is een professioneel handelsplatform voor bedrijven. Hij is niet gericht op kinderen en wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen onder de 16 jaar. Denkt u dat wij die toch hebben, neem dan contact met ons op; wij verwijderen ze dan.

14. Wijzigingen in deze verklaring

Wij passen deze verklaring aan wanneer verandert wat wij met persoonsgegevens doen, of wanneer de wet daartoe aanleiding geeft. Elke versie heeft een versienummer en een ingangsdatum, die bovenaan deze pagina staan.

Is een wijziging ingrijpend — bijvoorbeeld als wij een nieuwe categorie gegevens gaan gebruiken, een nieuwe ontvanger toevoegen of techniek invoeren die gegevens op uw apparaat opslaat — dan laten wij dat vooraf weten, en waar de wijziging op uw toestemming berust vragen wij die apart. Doorgaan met het gebruik van de Shop geldt niet als toestemming.

15. Contact

Vragen over deze verklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan: it@hanjointernational.nl, of schrijf naar Hanjo International B.V., Bleiswijkseweg 43, 2712 PB Zoetermeer, Nederland.